Chapter 7 - About E-Procurement

Pertanyaan yang harus kami jawab untuk minggu ini adalah “Critically assess the claims made for cost savings and increased profitability available for e-procurement.”

Untuk itu berdasarkan sumber yang saya peroleh, saya mencoba untuk melakukan penilaian terhadap statement bahwa e-procurement dapat mengurangi cost dan meningkatkan profitability dengan beberapa data kegunaan dan kelebihan e-procurement yang ada pada instansi pemerintahan.

Berdasarkan artikel “Mencegah Korupsi melalui e-Procurement. Meninjau Keberhasilan Pelaksanaan e-Procurement di Pemerintah Kota Surabaya” yang ada pada website KPK (http://www.kpk.go.id/uploads/mencegah_korupsi.pdf), definisi E-procurement pada proses pengadaan di lembaga pemerintahan adalah proses pengadaan barang dan jasa secara on line melalui internet sehingga proses pengumuman, pendaftaran, proses penawaran, aanwijzing, hasil evaluasi atas penawaran dilakukan dengan memanfaatkan sarana teknologi informasi.

Berdasarkan pada http://deasydewi.wimamadiun.com/matakuliah/SIM%2004.e-government_1_%20edit.pdf, Kegunaan e-procurement untuk instansi pemerintahan adalah sebagai berikut :
· dapat digunakan untuk mempercepat persetujuan pembelian, melacak status pembelian, keberadaan barang dan persediaan, meningkatkan kemampuan untuk menangani barang dalam jumlah besar (Cohen & Eimicke, 2003)
· e-procurement mampu mengurangi biaya dan mempercepat proses transaksi pembelian atau pengadaan barang dan jasa karena pemerintah dapat melakukannya melalui internet.

Disamping itu data yang ada di artikel “Mencegah Korupsi melalui e-Procurement. Meninjau Keberhasilan Pelaksanaan e-Procurement di Pemerintah Kota Surabaya” yang ada pada website KPK (http://www.kpk.go.id/uploads/mencegah_korupsi.pdf), menyatakan bahwa Manfaat dari pelaksanaan e-Procurement, mempunyai dampak makro yang antara lain dapat diidentifikasi sebagai berikut:

a) Terjadinya efisiensi dalam penggunaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN).
Rata-rata penghematan anggaran yang dapat diperoleh dari pendekatan e-Procurement dibanding dengan cara konvensional berkisar 23.5 persen. Sedangkan pada HPS (Harga Penetapan Sendiri) dapat dilakukan penghematan rata-rata 20 persen. Biaya pengumuman pengadaan dan pengumuman pemenang lelang juga dapat diminimalisir karena menggunakan pengumuman secara on line yang lebih mudah diakses.

b) Pengadaan barang dan jasa dengan menggunakan cara e-Procurement dapat dilakukan dalam jangka waktu yang lebih cepat dibanding dengan cara yang dilakukan dengan cara konvensional. Rata-rata waktu yang diperlukan untuk pengadaan barang dan jasa dengan cara konvensional adalah 36 (tiga puluh enam) hari sedangkan apabila dengan cara e-Procurement hanya berkisar 20 (dua puluh) hari.

c) Persaingan yang sehat antar pelaku usaha sehingga mendukung iklim investasi yang kondusif secara nasional. Pelaksanaan pengadaan barang dan jasa yang lebih transparan, fair dan partisipatif mendukung persaingan usaha yang semakin sehat di setiap wilayah dimana pengadaan barang dan jasa dilakukan. Pelaksanaan lelang diatur dalam suatu sistem yang transparan, akuntabel, dan meniadakan kontak langsung antara panitia dengan penyedia barang dan jasa. Pelaku usaha yang unggul dalam melakukan efisiensi terhadap seluruh aktifitas operasional usahanya akan mendapatkan keunggulan kompetitif. Secara umum sistem e-Procurement menuntut penyedia barang/jasa untuk berlomba dalam melakukan efisiensi, sementara disisi lain juga dituntut untuk menghasilkan output yang berkualitas. Kondisi semacam ini merupakan ciri yang diterapkan pada persaingan yang sehat (fair market competition) dan akan mendukung iklim investasi yang kondusif bila e- Procurement diterapkan secara konsisten ditingkat nasional.

Berdasarkan hal – hal tersebut diatas dapat dibuktikan bahwa e-Procurement memiliki kelebihan – kelebihan dalam hal efisiensi baik dari segi waktu dan juga dana (reduce cost) untuk proses tender instansi pemerintahan dan juga pelaksanaan yang lebih transparan, fair dan partisipatif.

Untuk aspek meningkatkan profitability, secara tidak langsung apabila cost berkurang maka secara otomatis apabila sales tidak berkurang maka profit yang akan diperoleh instansi pemerintahan – sesuai pembahasan – dapat lebih tinggi karena instansi pemerintah lebih berhemat untuk biaya yang dapat diminimalisir oleh proses ini. Disamping mengurangi cost dan meningkatkan profitabilitas, e-procurement juga memiliki aspek transparansi yang cocok untuk mencegah hal – hal yang kurang diinginkan.

Namun demikian sesuai dengan data yang ada pada tesis “Analisis Implementasi E-Procurement Pada Badan Usaha Milik Negara kasus di PT (Persero) Pupuk Sriwidjaja, PT (Persero) Industri Gelas dan PT (Persero) Angkasa Pura II” oleh BAGYA MULYANTO (http://elibrary.mb.ipb.ac.id/gdl.php?mod=browse&op=read&id=mbipb-12312421421421412-bagyamulya-713), terdapat hal – hal yang dapat menghambat implementasi e-procurement yang dapat menjadi wacana bagi instansi pemerintahan yang lain maupun BUMN serta perusahan – perusahaan secara umum, hambatan – hambatan tersebut antara lain :
· Kesiapan sumber daya manusia, terkait masalah mental;
· Masih terbatasnya pengetahuan transaksi secara online dikalangan vendors maupun unit - unit di perusahaan;
· Kompatibilitas dan kehandalan sistem yang dibangun masih diragukan;
· Auditor khususnya Badan Pemeriksa Keuangan belum sepenuhnya menggunakan standar transaksi online;
· Belum ada aturan dan standar pelaksanaan e – procurement

Hal – Hal tersebut sebaiknya dapat diminimalisir, mungkin dengan awalnya adalah dengan adanya aturan dan standar pelaksanaan e-procurement sehingga lebih memudahkan pelaksanaan e-procurement di instansi pemerintahan.

The Six Strategy_Chapter 5

Source : www.rajakarcis.com

RAJAKARCIS.COM

SEKILAS MENGENAI RAJAKARCIS.COM

Rajakarcis.com adalah sebuah layanan inovatif pemesanan dan penjualan tiket untuk berbagai macam event dalam satu atap (One Stop Ticket Box Shopping) dengan layanan 24 jam. Didirikan sejak awal tahun 2003 oleh beberapa professional muda yang telah berpengalaman lebih dari 5 tahun di bidang internet media, event organizer danadvertising dengan visi bersama : “To be the leading online ticket box services in Indonesia”.

Secara resmi rajakarcis.com diluncurkan pertama kali pada tanggal 1 Mei 2003 dengan tahap awal akan melayani penjualan dengan membuka sebuah outlet khusus yang terletak di pusat ibukota dan melalui website.

Berbagai macam kategori tiket yang akan dilayani untuk dapat dipesan :
- Konser musik
- Hiburan : pertunjukan teater, festival
- Bioskop
- Pertandingan olahraga
- Seminar
- Training/Pelatihan
- Travel/Pariwisata
- Transportasi

THE SIX STRATEGY ANALYSIS OF RAJAKARCIS.COM

1. E-BUSINESS CHANNEL PRIORITIES
Rajakarcis.com menawarkan Real Time Reservation dengan beberapa cara yaitu, direct phone, direct selling, online order by email dan wap hp. Pemesanan yang paling efektif dilakukan melalui telepon, hal ini disebabkan karena informasi yang didapatkan melalui telepon lebih akurat. DIsamping itu proses konfirmasi juga dilakukan melalui telepon. Cara pemesanan yang lain belum terlalu optimal. Disamping itu dilakukan untuk pembelian tiket hanya dapat dilakukan melalui cash apabila dilakukan melalui direct selling, transfer dan internet banking pada rekening tertentu. Disamping itu bukti pembayaran harus dikirimkan melalui fax untuk proses verifikasi. Pelayanan untuk pemesanan dan pembayaran sebaiknya ditingkatkan dengan adanya fasilitas jumlah seat yang tersedia dan juga peningkatan pada proses pembayaran misalnya dengan meningkatkan kerjasama dengan berbagai macam cara pembayaran untuk memudahkan pelanggan.


2. ORGANIZATIONAL RESTRUCTURING AND CAPABILITIES
Model business rajakarcis.com adalah dengan menggunakan in-house division, dimana terdapat PIC (Person in charge) yang melakukan pengembangan dan melakukan maintanance website mereka, hal ini disebabkan karena mereka memperoleh data dari Penyelenggara acara mengenai ketersediaan seat dan juga detail penyelenggaraan event secara kompehensif untuk dipaparkan didalam website sehingga harus melakukan update secara internal.

3. BUSINESS, SERVICE AND REVENUE MODEL
Business Model rajakarcis.com adalah memberikan pelayanan pembelian tiket berbagai macam event secara online dalam satu atap dengan cara pemesanan dan pembayaran yang efektif. Sedangkan revenue modelnya dengan mendapatkan fee dari penyelenggara dan juga adanya margin yang diberikan oleh Penyelenggara dari jumlah penjualan tiket dari website mereka. Untuk servis model rajakarcis.com menyediakan layanan pesan antar dan juga will call, yaitu pengantaran tiket pada saat acara berlangsung.

4. MARKETPLACE RESTRUCTURING
Strategi Rajakarcis.com sebetulnya adalah menjadi intermediary dari Penyelenggara acara kepada Peminat acara dan mempermudah proses transaksi tiket antara penyelenggara dan peminat acara, sehingga Penyelenggara tidak perlu direpotkan dengan masalah ticketing sedangakan peminat acara tidak perlu menghabiskan waktu untuk mengantri saat membeli tiket. Oleh karena itu rajakarcis.com tidak memiliki strategi yang sesuai dengan strategi – strategi yang dipaparkan pada marketplace restructuring.

5. MARKET AND PRODUCT DEVELOPMENT STRATEGIES
Strategi rajakarcis.com yang terkait dengan market and product development strategies adalah pada market development strategies adalah dengan menerapkan e-business untuk meraih segmen pasar yang baru dengan menggunakan online services. Seperti yang kita ketahui bahwa masyarakat urban Jakarta semakin sibuk dan semakin terikat dengan online system sehingga memerlukan pelayanan melalui online pula, dan karena masih sedikitnya pemain online services maka segmen pasar yang baru ini dapat lebih dioptimalkan.

6. POSITIONING AND DIFFERENTIATION STRATEGIES
Strategi ini yang ingin diterapkan oleh rajakarcis.com adalah dengan transactional execllence karena rajakarcis.com mencoba menawarkan sebuah servis yang merupakan kombinasi dari informasi harga penjualan tiket maupun jumlah ketersediaan tiket dan juga detail acara.

Step by Step How to Build Website Small Retailer and The Managerial Issue

Langkah – Langkah Membuat Website Untuk Small Retailer

Source : http://stat.uii.ac.id/hamid

Ada beberapa langkah – langkah sederhana seperti yang didapatkan berdasarkan beberapa contoh dari website untuk pembuatan website untuk small retailer apabila dipilih sesuai dengan kebutuhan small retailer dengan pertimbangan seperti biaya untuk pembuatan dan maintenance website karena seperti yang kita ketahui bahwa margin dari small retailer tidaklah besar sehingga pembuatan website harus dipertimbangan dengan baik. Langkah-langkah pembuatan website yang sesuai dengan small retailer adalah sebagai berikut :

1. Membuat Rencana (Blueprint)
Sebelum perancangan secara lebih mendalam sebaiknya melakukan perencanaan secara matang mengenai yang detail dari website yang ingin dibuat dan juga bagian – bagian yang ingin dibangun disamping itu sebaiknya juga website dirancang sesuai dengan business plan dari usaha yang dibangun sehingga tidak melenceng dari business plan yang sudah ada. Blueprint untuk website sebaiknya juga memikirikan mengenai identifikasi content website yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

2. Bekerja sama dengan Web Developer / Melakukan Rancangan Website
Sebaiknya small retailer tidak terlalu mengenal dunia website, bekerjasama dengan web developer yang terpercaya dan mengerti budget perusahaan untuk membangun website, sehingga biaya – biaya yang tidak perlu dapat dikurangi. Dan juga web developer dapat membantu small retailer untuk masalah design dan juga masalah dengan grafik serta tipe design website. Apabila budget small retailer tidak mencukupi namun mengerti mengenai pembuatan website maka small retailer dapat membuat sendiri desain maupun tipe website yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

3. Mencari Server untuk website
Small retailer dengan budget yang cukup minimal mungkin dapat meletakkan situsnya di situs yang gratis seperti geocities.com atau yang lain. Dan sebaiknya peletakan server di tempat small retailer sendiri untuk menghemat budget.

4. Melakukan Publikasi Website
Ada berbagai macam cara untuk melakukan promosi supaya website dikunjungi oleh pelanggan, cara yang mudah dan hemat budget adalah aktif di mailing list. Small retailer harus aktif untuk menarik pengunjung.

5. Melakukan maintaining dan update informasi
Hal tersebut dibutuhkan untuk memonitor hal – hal yang berhubungan dengan bisnis perusahaan dan juga untuk melakukan maintaining hubungan dengan pelanggan sehingga pelanggan merasa puas dengan pelayanan small retailer. Disamping itu juga meminta feedback dari pelanggan untuk perbaikan perusahaan kedepan.

Main of Managerial Issue

1. Which types of e-business applications do we develop?
e.g. Secure online ordering, CRM, SCM

2. Which technologies do we use?
e.g. email, web-based ordering

3. How do we achieve quality of service in applications?
e.g. Requirements are: security, speed, availability and errors

4. Where do we host applications?
e.g. Small retailers is suggested to take cheaper offers such as internal hosting

5. Application integration
e.g. B2B exchange

6. Which access platforms do we support?
e.g. Mobile access

7. Which development technologies and standards do we use?
e.g. .NET, PHP

8. How do we manage content and data quality?
e.g. update promotion and latest information of product launching and product features and also give quick responds to customer feedback

9. How do we manage employee access to the Internet?
e.g. Block some of the unnecessary website which uncorrelated to the company’s business

10. How do we secure data?
e.g. have a back up periodically to prevent error or maliciously once in two month